Astudiaeth Achos: Proffil cwsmeriaid ac asesiadau o effaith ar gydraddoldeb yng nghymdeithas Tai Sir Fynwy

Chris York, Swyddog Polisi a Chynlluniau Newydd yng nghymdeithas Tai Sir Fynwy yn pwyso a mesur gwaith y gymdeithas ar yr asesiadau o effaith ar gydraddoldeb a defnyddio data cwsmeriaid i ennyn newid go iawn.

Ers cychwyn gyda Chymdeithas Tai Sir Fynwy sawl blwyddyn yn ôl, rwyf wedi bod yn gyfrifol am arwain y gwaith o wella’r ffordd rydym yn cynnal yr asesiadau o effaith ar gydraddoldeb.

Yn 2014 cynhaliwyd dau asesiad mawr o effaith ar gydraddoldeb: ymddygiad gwrthgymdeithasol a rheoli tenantiaid. Yn 2015 aethom ati hefyd i gwblhau asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar gyfer ein gwasanaeth rheoli ôl-ddyledion rhent. Ar hyn o bryd, rydym wrthi’n cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb fel rhan o adolygiad o’n gwasanaethau cynnwys tenantiaid.

Yn 2014 aethom ati hefyd i lunio ein gweithdrefn ein hunain ar gyfer asesiad o effaith ar gydraddoldeb gyda chymorth Tai Pawb, gan deilwra ein dull gweithredu i weddu i gymdeithas Tai Sir Fynwy ac adlewyrchu proffil ein cwsmeriaid. Mae’r weithdrefn yn cynnwys cyngor ymarferol a syml i bob aelod o staff sy’n cynnal asesiadau.

Yn dilyn hynny, rydym wedi cael adborth da gan Tai Pawb a Llywodraeth Cymru ynghylch ein ffordd o gynnal asesiadau o effaith ar gydraddoldeb.

Rhai pethau i feddwl amdanynt, a all daro tant:

• Rydym yn gweld asesiadau o effaith ar gydraddoldeb fel ffordd strwythuredig o adolygu data ar gydraddoldeb, a fydd yn helpu Cymdeithas Tai Sir Fynwy i wneud penderfyniadau gwell. Y nod yw creu gwell canlyniadau i gwsmeriaid a hefyd ein helpu ni i sicrhau nad yw’r hyn a wnawn yn gwahaniaethu nac yn creu anfantais yn anfwriadol i grwpiau penodol o bobl. Y gwir amdani yw ein bod yn cynnal asesiadau o effaith ar gydraddoldeb am resymau penodol! Maent yn ymwneud â’n datganiad o genhadaeth, ein gweledigaeth a’n nodau a’n gwerthoedd. Maent hefyd yn effeithio’n uniongyrchol ar ddatblygiad ein polisïau. Rydym mewn sefyllfa erbyn hyn lle mae’r asesiadau’n rhoi cryn syniad i ni, sy’n fuddiol dros ben, ac maent yn rhan annatod erbyn hyn o’r adolygiadau o’r gwasanaeth.

• Yn gyffredinol, i’n helpu i benderfynu pa bryd i gynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb, byddwn yn rhoi blaenoriaeth i feysydd gwasanaeth sy’n allweddol i gyflawni ein nodau a’n gwerthoedd. Hefyd, mewn sefyllfaoedd lle gallai’r gwasanaethau gael eu dileu neu eu newid yn sylweddol ac y gallai hyn gael effaith andwyol anghymesur nad oes modd ei chyfiawnhau ar rai staff, defnyddwyr gwasanaethau a/neu’r cymunedau y maent yn gweithio ynddynt.

Un o’n prif gryfderau yw casglu data:

Mae gan Gymdeithas Tai Sir Fynwy raglen dreigl i gasglu gwybodaeth am gartrefi. Gallwn ddefnyddio ein gwybodaeth ym mhroffil tenantiaid fel oed, rhyw, ethnigrwydd ac ati a chysylltu’r wybodaeth honno â maes sy’n cael ei adolygu fel adennill ôl-ddyledion rhent. Mae cael y data a’r meddalwedd i gyflawni hynny yn bwysig iawn i ni.

Mae’n hawdd i ni drosglwyddo’r wybodaeth hon i daenlen a chyfatebu pob un o’n tenantiaid a deiliaid gyda data cydraddoldeb, a’r data yn cael ei osod mewn rhesi ar wahân. Felly, gan ddefnyddio asesiad o effaith ar gydraddoldeb yng nghyd-destun rhent fel enghraifft, aethom ati i osod data am nodweddion gwarchodedig e.e. oed, rhyw, ethnigrwydd, mewn rhesi a chymharu hynny â gwybodaeth am rent mewn mwy nag un golofn e.e. y ganran sydd ag ôl-ddyledion, cyfartaledd yr ôl-ddyledion, hysbysiadau sydd wedi’u cyflwyno, gorchmynion llys yn ystod tenantiaeth ac yn y blaen. Roedd y dull syml hwn yn effeithiol dros ben ac wedi ein helpu ni i ddeall y gwasanaeth a’i effaith ar fathau penodol o gartrefi.

Rydym hefyd wedi defnyddio data arall i’n helpu i wella asesiadau. Mae ffynonellau eraill yn cynnwys y canlynol: gwybodaeth am gwynion ac arolygon boddhad (gallwn gysylltu’r rhain â data cydraddoldeb hefyd); gwybodaeth gan grwpiau cynnwys tenantiaid; grwpiau ffocws; adborth gan staff sy’n darparu gwasanaeth; data gan y Swyddfa Ystadegau Gwladol; data Cyfrifiad 2011; ymchwil sydd wedi’i chyhoeddi; data’r heddlu a data gan sefydliadau cynrychioladol. I ni, mae unrhyw ddata y gellir ei gysylltu â defnyddwyr gwasanaeth yn wybodaeth allweddol i’w defnyddio mewn asesiad o effaith ar gydraddoldeb.

Rhoi cipolwg o’r sefyllfa i gydweithwyr y gallant ei ddefnyddio:

Rydym yn gwybod o’r adolygiad o ôl-ddyledion rhent fod mwy o duedd i denantiaid sydd â nodweddion penodol fod ag ôl-ddyledion, sef: mamau beichiog, tenantiaid iau, pobl sydd â phroblemau iechyd meddwl, problemau alcohol a chamddefnyddio sylweddau neu unigolion nad yw Saesneg yn iaith gyntaf iddynt. Mae’r cipolwg hwn yn dangos y meysydd i ni ganolbwyntio arnynt wrth symud ymlaen.

Gwerthuso’r effaith:

Dyma’r maes nesaf i ni ei wella. Y bwriad yw cynnal asesiadau pellach o effaith ar gydraddoldeb mewn rhaglen dreigl, i asesu effaith y newidiadau rydym wedi’u gwneud.

Goresgyn rhwystrau:

• Rwy’n meddwl ei bod yn fuddiol cael o leiaf un person mewn sefydliad sy’n meithrin arbenigedd i gynnal yr asesiadau o effaith ar gydraddoldeb.
• Rhaid i’r person hwnnw fod wedi cael hyfforddiant perthnasol cyn iddo gychwyn ei asesiad cyntaf.
• Mae’n rhaid cael y data diweddaraf sydd o safon dda i gychwyn asesiad o effaith ar gydraddoldeb.
• Gwnewch yn siŵr fod y data cywir yn cael ei gasglu a’i gadw mewn ffordd hygyrch.
• Rhaid siarad gyda defnyddwyr y gwasanaeth, er mwyn gallu deall y gwasanaeth yn well.
• Rhaid i’r person sy’n arwain yr asesiad greu cynllun a gwybod yn union sut mae am gychwyn yr asesiad a’i ddatblygu, cyn iddo gychwyn arni. Ac addasu wedyn os bydd angen.
• Yn fy marn i, mae defnyddio’r data i adnabod problemau posib ac yna ymgynghori â defnyddwyr y gwasanaeth ynghylch y meysydd hynny yn ffordd effeithiol.
• Defnyddiwch gryfderau aelodau eraill o’r tîm a chydweithio. Gallai hyn olygu cael help gan staff sy’n gweithio i weld gwelliant parhaus neu rywun sy’n goruchwylio cronfa ddata sy’n cynnwys gwybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth. Mae cadw’r cyfarfodydd yn gryno ac esbonio’n union beth sydd ei angen arnoch chi a phryd yn helpu i sicrhau cefnogaeth.
• Gofynnwch i bobl eraill helpu gyda’r ymgynghoriad hefyd; bydd rhannu’r baich gwaith, cymaint ag y bo modd, yn golygu bod y dasg o reoli’r asesiad yn dipyn haws i bawb.
• Defnyddiwch gysylltiadau allanol a grwpiau cynnwys tenantiaid sydd eisoes yn bodoli.
• Mae’r wybodaeth orau wedi dod i law i mi drwy ffonio tenantiaid (sydd â nodwedd benodol) ar hap a gofyn am gymorth h.y..…rydym yn awyddus i wella …..rydym yn casglu data i’n helpu ni i wneud hynny….. mae’r wybodaeth sydd gennym yn awgrymu ….dyna pam rydw i’n eich ffonio chi….fyddech chi’n teimlo’n gyfforddus yn siarad gyda mi am hynny? Mae hyn yn gallu bod yn effeithiol dros ben. Edrychwch ar nodiadau cyfrif a hanes yr unigolyn cyn ei ffonio.
• Ceisiwch annog staff, defnyddwyr gwasanaeth ac unrhyw bartneriaid i gynnig camau gweithredu i’w cyflawni, i gefnogi’r asesiad.
• Rhowch wybod i’r cwsmeriaid pam mae data penodol yn cael ei gasglu ac at beth y bydd yn cael ei ddefnyddio.
• Rydym wedi defnyddio asesiadau o effaith ar gydraddoldeb mewn adborth asesiad rheoleiddiol i Lywodraeth Cymru, a dylai hynny hefyd helpu i sicrhau cefnogaeth.
• Rhowch adborth i staff/tenantiaid/grwpiau sy’n gysylltiedig â’r asesiad neu mae’r asesiad yn effeithio arnynt, gan ddefnyddio’r dull mwyaf priodol.

Os hoffech chi gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â chris.york@monmouthshirehousing.co.uk